Documento Ergo Sum: vita, morte e miracoli del documento archivistico
Tutti sappiamo che gli archivi conservano documenti, ma forse non ne conosciamo approfonditamente tutte le caratteristiche.
Ciò che caratterizza tutti gli archivi è lo scopo di natura amministrativa. Raccolgono, infatti, i prodotti dell’attività del soggetto produttore.
Il vincolo archivistico risulta pertanto originario, ovvero legato alla formazione spontanea dei documenti, naturale e involontario in quanto l’attività comporta la produzione di documenti che hanno un loro ordine e una loro posizione secondo il quotidiano flusso lavorativo, non per scelte volontarie. Questo vincolo, o in altre parole, queste relazioni tra i documenti intessono la storia del soggetto produttore.
IL DOCUMENTO E LO SCARTO ARCHIVISTICO
Sorge spontaneo interrogarsi su quali siano concretamente i documenti da conservate. Verrebbe da pensare solamente a fatture, preventivi, atti notarili, disegni tecnici. Eppure si prende in considerazione un caso noto a tutti come l’Archivio di Stato abbiamo anche disegni, fotografie, ecc.
Quindi cos’è un documento?
Tutto quello che viene prodotto durante l’attività di un ente o di una persona è da considerarsi documento.
Per Paola Carucci è “ogni rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svolgimento dell’attività istituzionale, statutaria o professionale di un ente o di una persona” (P. Carucci, M. Messina, 1998).
Dunque si conserva tutto?
I materiali che hanno carattere informativo non costituiscono necessariamente documenti d’archivio, occorre una selezione. Si parla di scarto archivistico: i documenti che hanno esaurito la loro validità giuridica e amministrativa vanno eliminati. Occorre tuttavia tenere in considerazione anche l’importanza che i documenti possono rivestono dal punto di vista storico-culturale per il futuro.
LA RACCOLTA E IL FONDO ARCHIVISTICO
Un aspetto da tenere bene a mente è l’involontarietà del legame tra i documenti: se sono stati raccolti materiali legati ad un soggetto non è possibile parlare di complesso documentario, ma di raccolta poiché il vincolo è volontario e non originario.
Un esempio di raccolta è il Fashion Photography Archive, progetto senza fini di lucro di Fashion Research Italy. La raccolta digitale che, in quanto tale, prende il nome di banca dati che colletta le fotografie di campagna e i materiali di comunicazione (lookbook, cataloghi, comunicati stampa, video di sfilata, ecc.) raccolti dalla Fondazione con l’aiuto di imprese del settore emiliano romagnole, con l’intento di creare un database di advertising di moda volto a valorizzare la storia delle eccellenze del fashion Made in Italy.
Quando si fa riferimento all’archivio nel senso di complesso di documenti prodotti e acquisiti da un ente, spesso si usa anche il termine fondo archivistico. Lo standard internazionale di descrizione archivistica (ISAD) lo definisce come “insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia e supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale”.
Fashion Research Italy possiede due fondi archivistici: il Fondo Renzo Brandone e il Fondo Emmanuel Schvili.
Il primo è composto dall’archivio storico costituito in oltre trent’anni di attività di un converter milanese, Silkin, ed è composto da 30.000 disegni tessili su carta e tessuto corredati dai documenti amministrativi come quaderni d’incisione (con indicazione del disegnatore e della stamperia utilizzata per la messa in produzione), bolle e fatture.
Il secondo è parte dell’archivio storico del brand emiliano romagnolo Emmanuel Schvili che negli anni 90 del XX secolo ha spopolato con i suoi ricami legati al mondo dei cartoon.
IL CICLO DI VITA DEI DOCUMENTI ARCHIVISTICI
La connotazione di archivio storico delinea una fase ben precisa di vita dell’archivio. I documenti, infatti, hanno un ciclo di vita che consta di almeno tre fasi: l’archivio corrente, l’archivio deposito e l’archivio storico.
Mano a mano che i documenti non vengono più utilizzati per l’attività quotidiana dell’ente, passano alla seconda fase in cui restano comunque necessari. Questo aspetto determina la vicinanza tra l’archivio deposito e quello corrente. Una volta che l’utilità del documento si è esaurita, passa all’archivio storico dove ne emerge appieno il valore culturale.
Il valore storico-culturale e il valore pratico “appartengono al documento fin dalla sua nascita ma si rivelano in misura diversa a seconda della fase di vita in cui si trova” (Archivistica a ostacoli III, di Emanuele Aztori, blog Foederis Arca). L’archivio storico si differenzia dalle due tipologie di archivio precedentemente illustrate anche per finalità poiché, se in origine i documenti rispondono a scopi pratici del produttore, una volta che diventano storici rispondono a fini culturali ed il target a cui si rivolgono non è più il produttore, ma lo studioso.
Prendiamo come esempio applicativo il Fondo Renzo Brandone. Il converter Silkin dal 1975 al 2013 ha prodotto disegni tessili, acquistato disegni antichi e libri per ispirazione e, parallelamente, tale lavoro ha prodotto bolle e fatture.
Per il converter la produzione annuale delle serie di disegni costituiva l’archivio corrente, composto dai disegni prodotti ad hoc per gli uffici stile, che veniva consultato con frequenza ogni qual volta venissero richiesti dagli stilisti soggetti simili. Negli anni successivi, questi materiali venivano esaminati e, quando i trend ciclicamente tornavano di moda, costituivao un nutrito bagaglio di ispirazione. Ecco che l’archivio si era trasformato in deposito. Quando Silkin ha chiuso la sua attività l’archivio non è più stato utilizzato ed è divenuto storico.
In questo momento cronologico è subentrata la Fondazione, ente non produttore bensì conservatore, che ha acquisito il fondo archivistico con l’intento di valorizzarne l’aspetto storico-culturale. Lo storico è infatti l’unica tipologia di archivio conservabile da un ente differente dal produttore.
Conoscere vita, morte e miracoli del documento archivistico dà conto del mondo che gira attorno alla conservazione di un singolo oggetto, sia esso un foglio scritto o una capo d’abbigliamento.